Outlook 2013 und Google synchronisieren

Office 2013 ist schon länger in verschiedenen Versionen im Umlauf, wird offiziell aber erst Anfang des nächsten Jahres zu kaufen sein. Immerhin gibt es bereits eine Testversion, die 60 Tage lang lauffähig ist. Das gibt mir Gelegenheit, mal einen sehr beliebten Artikel hier im Blog zu aktualisieren. Es geht um die Synchronisation von Outlook und einem Google Account. Ich erkläre hier nur die völlig kostenlosen Möglichkeiten, was bedeutet, dass „Synchronisation“ eigentlich „auf den gleichen Stand bringen“ heißen müsste. Denn seit irgendwie schon immer gibt es praktisch keine eleganten Möglichkeiten, Outlook und Google permanent synchron zu halten. Inzwischen gibt es recht gute Programme von Drittanbietern die das (teilweise umfassend) erledigen. Aber die kosten etwas und das vermutlich nicht ohne Grund.

Inhalt:

Ein Rat: Klickt nicht sofort auf die Einträge mit „automatisch“ weil ihr zu faul seid, das manuell zu machen. Es ist leider so, dass die automatischen Vorgänge nicht immer das gewünschte Ergebnis bringen.

• Email
• Kontakte (Outlook -> Google, manuell)
• Kontakte (Google -> Outlook, manuell)
• Kontakte (Outlook < – > Google, automatisch)
• Kalender (automatisch per Plugin)
• Kalender (automatisch per Outlook)
• Kalender (manuell)
• Fazit

Email

Das ist die leichteste Übung, denn die nötigen Features werden auf beiden Seiten unterstützt und sind mittlerweile so etabliert, dass der Abgleich kein Problem ist. Wovon ich rede, ist IMAP-Funktionalität. Kurz gesagt: die Mails werden von Google verwaltet und gespeichert, Outlook klinkt sich ein, lädt die Mails aber nicht auf den eigenen Rechner herunter. Somit bleiben sie stets aktuell, auch wenn man von einem ganz anderen System darauf zugreift. Falls ihr nicht schon beim allersten Start von Outlook auf das Fenster zum Einrichten des Email-Accounts kommt, erreicht ihr es, indem ihr auf Datei klickt, dann links auf Informationen und rechts daneben auf Konto hinzufügen.

Im folgenden Fenster seht ihr die einfache Konfiguration. Die nützt uns aber nicht so viel, weil Outlook (im Gegensatz zu manchen Linux-Programmen) die Standardwerte für Google nicht kennt. Wir müssen diese also auch eingeben und klicken im ersten Fenster unten auf Manuelle Konfiguration und dann auf Weiter. Danach wählt ihr die dritte Option POP oder IMAP und klickt nochmal auf Weiter. Jetzt sind wir in dem Fenster, welches wir mit Daten füllen. Gebt alles so ein wie auf dem Screenshot unten. Wichtig ist, dass ihr IMAP auswählt, damit die Mails nicht runtergeladen und bei Google gelöscht werden. Wie gesagt, Outlook kennt (oder will nicht) automatisch die erforderlichen Einstellungen kennen. Damit wir also auch Mails korrekt verschicken können, müssen wir noch auf den Button „Weitere Einstellungen“ klicken. Es geht ein weiteres Fenster auf, dort klickt ihr auf den Karteireiter „Postausgangsserver“ und stellt sicher, dass der Haken bei Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung gesetzt ist. Darunter klickt ihr Gleiche Einstellungen wie… an.

Jetzt wechselt in den Karteireiter Erweitert. Hier müssen die richtigen Ports eingegeben werden, damit Mails rein und raus können. Welche das sind, seht ihr im Screenshot links. Klickt anschließend auf Okay und im Fenster von zuvor auf Weiter. Outlook testet jetzt kurz die Einstellungen und schickt eine Testmail raus. Habt ihr alles korrekt angegeben, tauchen grüne Häkchen auf, alles steht auf Erledigt und ihr bekommt eure erste Mail.

Wie gesagt, die Mails liegen und bleiben bei Google. Solltet ihr sie aber auf eurem eigenen Rechner archivieren wollen, ist die einfachste Möglichkeit, sie zu verschieben. Im E-Mail-Fenster von Outlook 2013 habt ihr links die Ordner-Struktur. Ganz oben müsste jetzt der Name des eben eingerichteten Kontos stehen; in unserem Beispiel wäre das Bezeichnung@gmail.com. Der nächste große Punkt ist Outlook-Datendatei. Dieser Ort liegt auf eurem Rechner. Zum Archivieren von Mails zieht ihr sie einfach aus dem oberen Konto in einen Ordner des unteren Kontos. Sie werden dann heruntergeladen und in der lokalen Datei von Outlook gespeichert.

Kontakte (Outlook -> Google, manuell)

Der Abgleich zwischen Outlook und Google ist statisch. Kann also nur mit periodischen Aktionen vorgenommen werden und ist nicht permanent aktuell. Wenn ihr eure Kontakte schon alle vollständig in Outlook integriert und sie bei Google ablegen wollt, müsst ihr sie exportieren und bei Google importieren.

Klickt in Outlook auf Datei, dann auf Öffnen und exportieren und daneben dann auf Importieren/Exportieren. Es geht ein Fenster auf, das Anwendern schon aus Outlook 2007 und 2010 bekannt sein dürfte. Im Feld Wählen Sie eine Aktion aus klickt ihr In Datei exportieren an und anschließend auf Weiter. Die Optionen im nächsten Fenster wurden gegenüber älteren Versionen des Programms vereinfacht. Hier wählt ihr Durch Trennzeichen getrennte Werte aus und klickt wieder auf Weiter. Nun sehr ihr eine Ordnerstruktur. Grundlegend sind wieder die beiden Konto-Bezeichnungen.

Ihr müsst also erstmal schauen, in welchem Konto eure Kontakte liegen, in unserem Beispiel ist das unterhalb des Kontos Bezeichnung@gmail.com. Da ist weiter unten ein Eintrag Kontakte (Nur dieser Computer) – den wählt ihr aus und klickt nochmals auf Weiter. Zum Abschluss müsst ihr einen Speicherort und -namen aussuchen, unter dem die exportierte Datei abgelegt wird. Füllt das aus und klickt auf Weiter. Nun sollt ihr nochmal bestätigen und auf Fertig stellen klicken.

Die Daten werden jetzt exportiert und in einer Datei gespeichert. Ich habe sie einfach mal Outlookexport.csv genannt. Jetzt surft ihr rüber zur Weboberfläche von Google Mail. Links unter dem Google-Logo steht Gmail – da klickt ihr drauf und wählt Kontakte aus. Ihr landet im Adressbuch von Gmail. Unter dem Suchfeld findet ihr etwas weiter rechts einen Button namens Mehr, klickt drauf, es öffnet sich eine Liste in der ihr auf Importieren klickt. Im nächsten Fenster klickt ihr auf Durchsuchen und wählt die Datei aus, die ihr eben erstellt habt (Outlookexport.csv). Dann nur noch auf den Button Importieren klicken und fertig. Es werden praktisch alle Daten korrekt übernommen. Was nicht dabei ist, sind die Kontaktbilder. Ich habe auch keine Option gefunden, diese mit Outlook-Bordmitteln zu übertragen. Falls da jemand mehr weiß, schreibt es bitte in die Kommentare.

Kontakte (Google -> Outlook, manuell)

Das funktioniert natürlich genau umgekehrt zu dem Vorgang, den ich oben beschrieben habe. Schaut euch den Screenshot hierüber an, da findet ihr unter dem Eintrag Importieren auch den Eintrag Exportieren. Den wählt ihr aus. In den nun offenen Fenster habt ihr die Möglichkeit, unterschiedliche Kontaktgruppen zu exportieren oder einfach alles. Ich wähle einfach mal alles. Und darunter klickt den Eintrag Outlook-CSV-Format an. Die Daten werden anschließend in der Datei contacts.csv gespeichert.

Geht jetzt ins Outlook und dort auf Datei, Öffnen und exportieren und auf Importieren/Exportieren. Im sich öffnenden Fenster wählt ihr Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und nach einem Klick auf Weiter wählt ihr den Punkt Durch Trennzeichen getrennte Werte und nochmal auf Weiter. Jetzt sollt ihr die Datei auswählen, die ihr importieren wollt. Das ist in unserem Beispiel die vorhin gespeicherte contacts.csv. Sucht sie raus und wählt sie aus.

Darunter findet ihr noch ein paar Optionen, Outlook fragt euch, wie es mit Duplikaten umgehen soll. Das heißt bei der dritten Option beispielsweise, dass Max Mustermann nicht aus dem Google Konto importiert wird, wenn er schon in Outlook enthalten ist. Gleicht ihr eure Kontakte also nicht zum ersten Mal ab, dann solltet ihr das also auswählen. Schließlich sollt ihr noch den Zielordner auswählen. Hier orientiert ihr euch wieder am Konto Bezeichnung@gmail.com und sucht den Punkt Kontakte (Nur dieser Computer) raus.

Wenn ihr jetzt auf Fertig stellen klickt… passiert nur Mist! Also klickt nicht darauf! Das Problem: Google versteht zwar die Sortierung von Outlook aber Outlook ist nicht fähig, die Sortierung von Google zu verstehen. Das ist verdammt lästig, denn es heißt, ihr müsst selbst sortieren. Klickt also im letzten Fenster des Imports auf den Button Benutzerdefinierte Felder zuordnen… Es geht ein neues Fenster auf.

Links seht ihr die Sortierung von Google, rechts die von Outlook. Ihr seht auch, dass rechts praktisch alles leer ist. Was ihr tun müsst, ist folgendes:

Klickt links beispielsweise auf den Eintrag First Name und zieht ihn per Drag&Drop rechts auf den Eintrag Vorname. So weist ihr die Werte zu. Das müsst ihr leider für alle Felder machen, die ihr in euren Google Kontakten ausgefüllt habt.

Ätzend, ich weiß. Seid ihr fertig, bestätigt ihr mit Ok und im Fenster zuvor mit Fertig stellen. Ich muss wohl nicht erwähnen, dass auch hier keine Kontaktbilder übernommen werden?

Kontakte (Outlook <-> Google, automatisch)

Wie ihr seht: die manuelle Methode funktioniert. Aufgrund der „cleverness“ von Google funktioniert der Import dorthin auch recht gut, aber der umgekehrte Weg ist ein Krampf. Darum greift man vielleicht besser auf eine automatische Lösung in Form eines so genannten Add-Ins zurück.

Ich habe es mit Outlook4Gmail ausprobiert. Ladet euch das Programm herunter und installiert es. Stellt außerdem sicher, dass Outlook gerade nicht läuft. Ist die Installation abgeschlossen, öffnet ihr Outlook und klickt auf Datei und dann auf Optionen. In diesem Fenster findet ihr weiter unten den Menüpunkt Add-Ins. Klickt drauf; in der Liste rechts seht ihr nun den Eintrag des neuen Add-Ins (im Screenshot markiert).

Klickt anschließend auf Add-In-Optionen. Es geht ein Fenster auf, das zu Outlook4Gmail gehört. Ganz im oberen Feld müsst ihr den Google-Account eingeben, mit dem ihr eure Daten abgleichen wollt. In unserm Beispiel ist das Bezeichnung@gmail.com. Achtet darauf, dass der Haken davor gesetzt ist. Klickt nun im Feld darunter auf Options – hier findet ihr die Einstellungen, wie synchronisiert werden soll.

• Gmail account only = Kontakte werden von Google geholt und in Outlook eingefügt
• Outlook only = Kontakte werden von Outlook rüber nach Google geschoben
• Both Gmail accounts and Outlook = Kontakte werden miteinander abgeglichen

Wählt ihr die dritte Option, habt ihr darunter die Möglichkeit, festzulegen, was mit Duplikaten geschehen soll.

• Replace Outlook contacts with Gmail contacts = In Outlook vorhandene Kontakte werden von Google überschrieben
• Leave Outlook contacts = Outlook-Kontakte bleiben erhalten, egal, was bei Google passiert
• Save recently updated contacts = Kontakte werden aktualisiert und gespeichert

Habt ihr alles eingestellt, bestätigt mit Ok und im Fenster davor ebenfalls. Dieses Kung-Fu funktioniert aber noch nicht, ihr müsst den Austausch noch von Hand anstoßen. In Outlook habt ihr nun einen neuen Karteireiter namens Outlook4Gmail, klickt drauf und ihr bekommt eine neue Werkzeugleiste oben. Hier finden sich übrigens nochmal alle Einstelloptionen. Ganz vorne findet ihr den Button Sync Now. Klickt den an und euer Kung-Fu ist stark!

Eure Kontakte werden nun synchronisiert und im Unterschied zur manuellen Methode kennt Outlook4Gmail von Anfang an die richtige Zuordnung der Felder. Darum braucht ihr euch also nicht kümmern. Ihr müsstet nur … na, was wohl? Neue Kontaktbilder hinzufügen, die werden nämlich auch hier nicht übernommen.

Kalender (automatisch per Plugin)

Hinweis: Die folgende Methode nutzt den Google-Service Calendar Sync, der mittlerweile eingestellt wurde. Nutzer, die die nötige Software noch installiert haben oder Google Apps-Abonnent sind, können die Methode weiterhin nutzen. Alternativ muss (derzeit) die manuelle Methode verwendet werden. Dazu weiter unten…

Wie ihr gerade mitbekommen habt: die automatische Synchronisation der Kontakte funktioniert gut und führt zu besseren Ergebnissen (auf die Schnelle) als die manuelle Methode. Beim Synchronisieren des Kalenders ist es genau anders herum. Google selbst bietet mit Google Calendar Sync ein eigenes Tool an, um die Kalenderdaten mit Outlook abzugleichen.

Das funktioniert sogar in Zwei-Wege-Richtung, ein Problem habt ihr, wenn ihr (so wie ich) mehrere Kalender in eurem Account habt. Es wird nämlich nur der Hauptkalender automatisch abgeglichen. Vielen Leuten reicht das wahrscheinlich, darum hier der Vorgang:

Ladet euch erstmal das oben verlinkte Tool runter und installiert es. Ob Outlook läuft oder nicht, spielt keine Rolle. Ist die Installation fertigt, führt ihr das kleine Programm aus und gebt eure Daten ein (siehe Screenshot links). Auch hier könnt ihr auswählen, von wo nach wo die Daten gehen sollen und in welchem Intervall sie aktualisiert werden sollen. Seid ihr fertig, klickt ihr auf Save. Das Programm verschwindet in der Taskleiste und fängt mit der Synchronisation an.

Besucht ihr nun den Bereich Kalender in Outlook habt ihr bereits alle Einträge aus eurem Google Kalender drin. Werft doch jetzt mal einen Blick auf die Benutzeroberfläche meines Google Kalenders (siehe Screenshot rechts). Ihr seht den Hauptkalender oben in Hellblau, darunter sind aber noch weitere Kalender, die ich zum Arbeiten brauche. Wie eben schon geschrieben: der automatische Abgleich synchronisiert mir nur den obersten, die Daten aus den anderen bekomme ich nicht. Aber ich kriege sie, wenn ich den Vorgang manuell durchführe.

Kalender (automatisch per Outlook)

Auf die folgende Methode hat mich ein Leser dieses Blogs per Kommentar gebracht, worüber ich mich sehr freue. Mir ist das irgendwie nie so richtig aufgefallen, aber Outlook kann auch ähnlich wie die meisten entsprechenden Linux-Programme, Kalender von „woanders“ abonnieren. Er wird dann im Programm angezeigt, die Daten kommen aber vom Google-Server.

Und so geht das: Öffnet zuerst mal die Weboberfläche eures Google-Kalenders. Dann geht ihr auf das Zahnrad-Symbol oben rechts und klickt auf „Einstellungen„. Ganz oben habt ihr jetzt verschiedene Karteireiter – ihr klickt den „Kalender„. Unter der gleichlautenden Überschrift findet ihr eine Auflistung all eurer Kalender. Bei mir sind es mehrere und sieht so aus: Folgendes finde ich etwas unglücklich gelöst und man kommt eher durch Zufall an diese wichtige Stelle. Ihr braucht die Adresse, an dem euer Kalender in Form einer Datei seine Daten für einen Fernzugriff ablegt. Mit dieser Adresse wollt ihr Outlook füttern. Klickt jetzt also auf den Namen des Kalenders. In meinem Beispiel und dem Screenshot oben ist das „mario.lubrich@googlemail.com„. Jetzt kommt ihr in einen der „inneren Bereiche“ der Kalendereinstellungen: Im untersten Bereich findet ihr die Adressen, die ich gerade erwähnte. Den Abschnitt „Kalenderadresse“ braucht ihr nicht; damit könnte Outlook nur etwas anfangen, wenn euer Kalender öffentlich freigegeben wäre.

Ihr braucht den Abschnitt „Privatadresse„. Macht einen Rechtsklick auf das Symbol „ICAL“ und kopiert den Link in die Zwischenablage. Jetzt wechselt ihr zu Outlook, klickt auf Datei und gleich im obersten Segment „Informationen“ auf den Button „Kontoeinstellungen„. Ein neues Fenster öffnet sich und ihr klickt dort auf den Karteireiter „Internetkalender“ und darin auf „Neu…“ Es geht gleich ein Eingabefeld für eine Webadresse auf und ihr packt dort die Privatadresse rein, die ihr euch eben geholt und noch in der Zwischenablage habt.

Ein weiteres Fenster zum Konfigurieren geht auf. Als „Ordnername“ vergebt ihr eine eindeutige Bezeichnung – diese wird euch dann nämlich innerhalb von Outlook angezeigt und ihr erkennt so, dass dies der Google-Kalender ist. Zur Info: Als Speicherort wird euch die Webadresse angezeigt. Daran sieht man, dass der Zugriff tatsächlich ins Netz erfolgt und dass hier die Ursache dafür liegt, dass auch diese Lösung nur halbgeil ist. Die Felder im restlichen Fenster braucht ihr nicht einhaken, klickt einfach auf „OK„. Das wars eigentlich schon.

Wenn ihr jetzt in Outlook auf „Kalender“ klickt, habt ihr im rechten unteren Bereich die Möglichkeit, vor den neuen Kalender einen Haken zu setzen. Der wird dann unter anderem als neues Tab angezeigt. Und jetzt der Grund, warum uns das nicht vollständig glücklich macht. Dieser Synchronisationsvorgang ist ähnlich, wie einen RSS-Feed auszulesen. An mehreren Stellen weist Outlook selbst darauf hin, dass das Intervall zum Abgleich nicht zu hoch vorgenommen wird, damit „der Anbieter“ das nicht blockiert. Auch Google weißt auf eine Einschränkung hin: Die Adresse, die wir nehmen müssen, um Outlook damit zu füttern, erlaubt lediglich einen Lesezugriff.

Schaut nochmal auf den Screenshot oben, da steht: „Geben Sie diese Adresse nur für andere Personen frei, wenn Sie möchten, dass diese alle Termine in diesem Kalender anzeigen können.“ Und tatsächlich: mir werden zwar die Termine in Outlook schnell und ordentlich angezeigt, aber wenn ich einen neuen hinzufügen möchte, sind alle Optionen ausgegraut. Als Fehlermeldung bekommt man „…dieser Order ist schreibgeschützt…“ Outlook ist in diesem Fall zwar keine „andere Person“, sondern ich selbst, aber das Programm besitzt auch keine Möglichkeit, mich zu authentifizieren. Eventuell gibt es die nicht, weil Google das auch gar nicht vorgesehen hat und diese URL tatsächlich nur für Read-only-Sharing bereitstellt.

Es handelt sich also auch hierbei nicht um eine echte Zwei-Wege-Synchronisation, sondern lediglich eine Art Auto-Update-Anzeige. Ich hatte außerdem bisher kein einziges Mal einen fehlerfreien Übermittlungsvorgang. Stets wurden mir die Fehler (siehe links) angezeigt. Keine Ahnung, was dafür die Ursache ist, in den Optionen konnte ich nirgendwo etwas passendes entdecken.

Kalender (manuell)

Starten müsst ihr in der Weboberfläche vom Google Kalender. Ganz rechts oben seht ihr einen Zahnrad-Button, der euch zu den Einstellungen führt. Hier klickt ihr auf den Karteireiter Kalender. Ziemlich in der Mitte findet ihr den Link Kalender Exportieren, den ihr anklickt. Es öffnet sich ein Fenster, Google packt eine ZIP-Datei, die ihr speichern sollt. Das tut ihr brav und ladet euch die Datei runter. Das andere daran: es ist ein Archiv. Öffnet es und ihr findet darin mehrere ics-Dateien. Genau die wollen wir unserem hungrigen Outlook zum Fraß vorwerfen. Es sind außerdem mehrere, weil ich in meinem Google Account mehrere Kalender drin habe.

Entpackt also die einzelnen Dateien und wechselt wieder ins Outlook. Hier klickt ihr auf Datei und auf Öffnen und exportieren und schließlich auf Importieren/Exportieren. Im nun offenen Fenster wählt ihr den Eintrag iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Datei (VCS) importieren und klickt auf Weiter. Jetzt sucht ihr euch eine der gerade entpackten Dateien raus. Anschließend werdet ihr gefragt, ob ihr die neuen Daten in den bereits bestehenden Kalender integrieren oder einen ganz neuen Kalender anlegen wollt. Entscheidet euch und klickt auf den entsprechenden Button. Das müsst ihr jetzt für jeden eurer Kalender wiederholen, anschließend seid ihr durch.

Fazit

Das wars im Grunde. Nicht schön, aber funktional. Wie ich eingangs schon erwähnte, es gibt durchaus auch Bezahlprogramme, die all das automatisch und ohne Aufsicht erledigen. Wer eine ernsthafte Synchronisation zwischen Google und Outlook anstrebt, sollte also vielleicht darüber nachdenken, ein bisschen Kohle dafür locker zu machen (und den Entwicklern damit natürlich einen Dank aussprechen).

Ein beliebtes und nach Meinungen im Netz gut funktionierendes Tool ist gSyncit. Ich selbst nutze eigentlich kaum Outlook weil ich meinem Workflow aus Web-Oberfläche, Tablet- und Smartphone-Apps sowie Thunderbird auf Arbeit nicht noch ein Programm hinzufügen möchte. Ich habe allerdings mal einen umfangreichen Kurs geschrieben, wie man seine Google-Daten über verschiedenste Systeme hinweg untereinander abgleichen kann. Wer mag, liest also in der Reihe „Synchronleben“ auch Tutorials zu Thunderbird, Evolution und mehr.